Por Alessandro Queiroz
Os Pilares da Gestão Documental com IA
A gestão documental sempre foi estruturada em torno de princípios como a autenticidade, a acessibilidade, a integridade e a preservação da informação. Com a incorporação da IA, esses pilares permanecem fundamentais, mas são reinterpretados e potencializados:
Automatização Inteligente: A IA permite automatizar processos manuais, como a classificação de documentos, a extração de metadados e a aplicação de políticas de retenção. Isso não só aumenta a eficiência como também reduz erros humanos. A questão que surge é: estamos prontos para confiar na IA para executar essas tarefas de maneira autônoma?
Melhoria da Acessibilidade: A IA pode melhorar o acesso à informação, utilizando tecnologias como processamento de linguagem natural (PLN) para criar sistemas de busca mais intuitivos e precisos. Como arquivistas, precisamos entender como treinar e ajustar esses sistemas para garantir que eles reflitam as necessidades específicas de nossos usuários.
Segurança e Privacidade: Com o aumento da capacidade de processamento e análise de grandes volumes de dados, a IA também traz preocupações com a segurança e a privacidade. É crucial que arquivistas compreendam como integrar mecanismos de anonimização e criptografia nos sistemas alimentados por IA.
Preservação Digital: A preservação a longo prazo de documentos digitais é um desafio constante, e a IA pode ajudar a identificar padrões de obsolescência em formatos de arquivo e prever quais tecnologias futuras poderão ser necessárias para a manutenção do acesso. Estar atualizado sobre essas capacidades da IA é essencial para a preservação da memória institucional.
Pontos Principais para se Preparar para a IA
A adaptação à IA não significa apenas adotar novas tecnologias; requer uma mudança de mentalidade e o desenvolvimento de novas habilidades. Aqui estão os principais pontos que todo arquivista deve considerar:
Educação e Treinamento: A formação contínua é vital. Entender os fundamentos da IA e como eles se aplicam à gestão documental permitirá que os arquivistas façam escolhas informadas sobre as tecnologias que adotam. Cursos específicos sobre IA, machine learning e big data são altamente recomendados.
Colaboração com Profissionais de TI: A integração da IA exige uma colaboração mais estreita com especialistas em TI. Como arquivistas, devemos nos posicionar como intermediários entre os desenvolvedores de tecnologia e os usuários finais, garantindo que as soluções de IA sejam implementadas de maneira que atendam aos requisitos arquivísticos.
Adoção de uma Abordagem Crítica: Embora a IA ofereça muitas vantagens, é essencial manter uma abordagem crítica em relação à sua adoção. Os arquivistas devem avaliar constantemente os impactos éticos e práticos do uso da IA, garantindo que as soluções não comprometam os princípios arquivísticos fundamentais.
Flexibilidade e Adaptação: O campo da IA está em constante evolução. Isso significa que os arquivistas devem estar dispostos a aprender e se adaptar a novas ferramentas e metodologias. Essa flexibilidade será crucial para manter a relevância e a eficiência na era da IA.
O que Muda na Profissão do Arquivista com a Chegada da IA?
A chegada da IA redefine o papel do arquivista, transformando-o de um gestor passivo de documentos em um facilitador ativo da informação. Algumas das principais mudanças incluem:
Mudança de Foco: O trabalho manual de organização e catalogação de documentos será cada vez mais automatizado. O foco do arquivista se deslocará para a supervisão de sistemas automatizados e a curadoria de dados complexos.
Novas Competências: Além das habilidades tradicionais, os arquivistas precisarão adquirir competências em análise de dados, machine learning e ética em IA. Essa nova expertise será crucial para lidar com os desafios tecnológicos emergentes.
Maior Responsabilidade: Com a IA, vem a responsabilidade de garantir que os sistemas sejam justos, transparentes e acessíveis. O arquivista se tornará um defensor não só da informação, mas também dos direitos dos usuários e da integridade dos sistemas de IA.
Conclusão
A IA oferece oportunidades sem precedentes para a gestão documental, mas também exige que os arquivistas se adaptem a novas realidades e desafios. A preparação para a IA não é apenas uma questão de adotar novas tecnologias, mas de repensar o papel do arquivista na era digital. Ao abraçar a mudança, adquirir novas habilidades e manter-se fiel aos princípios fundamentais da arquivística, os profissionais estarão prontos para enfrentar essa nova fase com confiança.
Arquivista, você está preparado para a IA? A resposta a essa pergunta determinará o futuro de nossa profissão.
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Alessandro Queiroz
CEO Grupo SOS Docs
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