Por Alessandro Queiroz
A inteligência artificial (IA) está transformando a forma como vivemos e trabalhamos, e a gestão documental não é exceção. Entre as muitas vertentes da IA, a Inteligência Artificial Generativa (IA Gen) se destaca por sua capacidade de criar novos conteúdos a partir de grandes volumes de dados. Com essa tecnologia emergente, o papel do arquivista está prestes a sofrer uma revolução, especialmente em relação à gestão documental e à anonimização de dados conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
O que é Inteligência Artificial Generativa?
A IA Generativa refere-se a modelos de IA que podem gerar novos dados, como texto, imagens, áudio e vídeo, com base em padrões aprendidos de dados existentes. Exemplos incluem modelos como GPT-4, que podem escrever artigos, criar poemas ou até mesmo compor música, tudo a partir de dados de treinamento.
Impacto da IA Generativa na Gestão Documental
Automação de Processos: A IA Gen pode automatizar tarefas rotineiras de arquivamento, como classificação e indexação de documentos. Ao analisar o conteúdo de um documento, a IA pode automaticamente categorizá-lo e armazená-lo na pasta correta, economizando tempo e reduzindo erros humanos.
Criação e Revisão de Documentos: Arquivistas podem usar IA Gen para criar rascunhos de documentos ou revisar textos, garantindo consistência e qualidade. Isso é particularmente útil para a produção de relatórios, resumos e documentos administrativos.
Extração de Informações: A IA pode ser treinada para extrair informações relevantes de documentos, como datas, nomes e números de referência, e organizá-las em bancos de dados. Isso facilita a recuperação de informações e a geração de insights a partir de grandes volumes de dados.
Reconhecimento e Conversão de Documentos: A IA Generativa pode converter documentos físicos em digitais com maior precisão, utilizando reconhecimento óptico de caracteres (OCR) avançado. Além disso, pode transcrever e traduzir automaticamente documentos, tornando a informação acessível em diferentes idiomas e formatos.
Gestão Documental e Anonimização de Dados na Era da LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece diretrizes rigorosas sobre como as empresas devem coletar, armazenar, tratar e compartilhar dados pessoais. Nesse contexto, a gestão documental e a anonimização de dados se tornam cruciais para garantir a conformidade com a lei.
Anonimização de Dados: A IA Gen pode ser utilizada para anonimizar dados de forma eficiente, substituindo informações pessoais identificáveis por dados fictícios que preservam a estrutura e a utilidade do documento original sem comprometer a privacidade.
Conformidade e Segurança: Sistemas de IA podem monitorar e garantir que todos os documentos estejam em conformidade com as políticas de privacidade e segurança da LGPD. Isso inclui a aplicação de controles de acesso rigorosos e a auditoria contínua de práticas de armazenamento e processamento de dados.
Auditoria e Transparência: IA pode facilitar auditorias de conformidade, gerando relatórios detalhados sobre o manejo de dados pessoais e identificando possíveis falhas ou riscos de segurança.
Formação dos Arquivistas do Futuro
Com a integração da IA Generativa e a necessidade de conformidade com a LGPD, a formação dos arquivistas está evoluindo para incluir habilidades tecnológicas e um profundo entendimento das leis de proteção de dados.
Educação em Tecnologia: Programas educacionais para arquivistas agora incluem cursos de ciência da informação, aprendizado de máquina, e segurança cibernética. Essas disciplinas fornecem o conhecimento necessário para gerenciar e implementar sistemas de IA.
Conhecimento em Legislação: Compreender a LGPD e outras legislações de privacidade é essencial. Arquivistas devem ser capacitados para identificar e mitigar riscos relacionados à privacidade e segurança de dados.
Competências Analíticas: A capacidade de interpretar e analisar dados gerados pela IA será essencial. Arquivistas se tornarão analistas de informações, utilizando insights gerados pela IA para informar decisões estratégicas.
Habilidades Interpessoais: Apesar da automação, as habilidades interpessoais continuarão a ser importantes. Arquivistas atuarão como consultores internos, ajudando colegas a navegar e utilizar eficientemente os sistemas de gestão documental.
Desafios e Considerações
A adoção da IA Generativa na gestão documental não está isenta de desafios. Entre eles, destacam-se:
Precisão e Confiabilidade: Embora a IA Gen seja poderosa, ainda pode cometer erros. A supervisão humana será necessária para garantir a precisão e a confiabilidade dos documentos gerados.
Custo e Implementação: A implementação de tecnologias de IA pode ser cara e complexa. As organizações precisarão avaliar os custos e benefícios e planejar cuidadosamente a integração dessas tecnologias.
Impacto nos Empregos: A automação de tarefas pode levar a preocupações sobre a substituição de empregos. No entanto, a IA também cria novas oportunidades, exigindo uma requalificação e adaptação da força de trabalho.
Conclusão
A Inteligência Artificial Generativa está moldando o futuro da gestão documental, transformando a forma como documentos são criados, armazenados e analisados. Com a necessidade de conformidade com a LGPD, a anonimização de dados se torna uma prática essencial. O papel do arquivista está se expandindo para incluir a gestão de tecnologias avançadas e a análise de dados, tornando-se uma função ainda mais estratégica dentro das organizações. Com a adoção cuidadosa e ética dessas tecnologias, o futuro da gestão documental é promissor, oferecendo eficiência e inovação sem precedentes.
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Alessandro Queiroz
CEO Grupo SOS Docs
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