O recorde da abertura de novas empresas no último mês em Goiás, totalizando 3.596 CNPJs e um aumento de 38% no desempenho do ano anterior, é um indicador positivo do ambiente de negócios favorável no estado. Essa expansão econômica, no entanto, exige um planejamento financeiro responsável para garantir a sustentabilidade das empresas a longo prazo. A gestão fiscal eficiente desempenha um papel crucial nesse contexto, proporcionando diversos benefícios que contribuem para o sucesso das empresas.
Para contextualizar, são cerca de 37 alterações em normas tributárias por dia que acontecem no Brasil, apenas a nível federal, segundo um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT), que as novas empresas registradas em Goiás terão de se adequar. Não é à toa que a área fiscal é frequentemente associada por empreendedor como causadora de problemas ao invés de aliada, desde que a gestão tributária faça parte do planejamento dos negócios.
É o que defende o especialista em Sistemas da Informação, Hugo Ramos, que é Membro Participante na definição dos projetos de documentos fiscais eletrônicos (DF-e) junto às Secretarias da Fazenda no Brasil. “Investir em gestão fiscal é como garantir um seguro para o futuro dessas novas empresas, que implica no recolhimento de tributos, impostos e taxas. Se ela, as empresas ficam vulneráveis à inadimplência e à falta de liquidez”, conta.
Hugo Ramos também é CEO da Oobj, empresa que comercializa um software como serviço (SaaS) nativo, para garantir o compliance fiscal por meio da inteligência de dados. A Oobj lista a seguir as principais vantagens da gestão fiscal eficiente para as novas empresas abertas em Goiás, baseadas nos clientes atendidos em território nacional pela prestadora de serviço, entre eles McDonald’s, Coco Bambu e Rede Accor, além da Coca-Cola em Goiás.
- Redução do pagamento de impostos em duplicidade
“Não é difícil encontrar empresas emitindo mais de um cupom fiscal para a mesma venda. Esse é um erro que gera aumento da carga tributária, um custo que não precisaria existir”, explica Ramos. Trata-se de uma falha comum em grandes redes, que emitem um alto volume de notas o tempo todo, mas que atinge os novos negócios, em especial empreendedores com pouca experiência na gestão de negócios. A automação inteligente evita o problema, bem como o envio automático das informações para o backoffice, que pode então realizar auditorias em tempo real. Assim, quando ocorre duplicidade, o sistema notifica a equipe, que já resolve a situação.
- Otimização do tempo de auditorias
As auditorias, por si só, são outro benefício de uma boa gestão. “Fica bem mais fácil verificar as informações quando elas estão concentradas em um só portal. O trabalho dos auditores de conferir dados diversos, quando espalhados em diferentes programas, é imenso e passível de falhas”, indica Hugo.
Consequentemente, a visibilidade de todas as notas emitidas com a gestão centralizada reduz o risco fiscal durante a auditoria do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), da Receita Federal.
- Redução das filas de pagamento
A experiência do cliente pode ser extremamente afetada pelo tempo de espera para receber um produto ou para experienciar um serviço, inclusive a ponto de fazê-lo desistir da compra. Além disso, a ocupação de mesas, no caso de restaurantes e lanchonetes, também impacta a operação. Quando a emissão de cupons fiscais é demorada, todas essas etapas ficam mais lentas.
A Oobj ajudou a resolver esse problema no Outback em 2017 com o ExpressCheck. Uma atualização das máquinas de cartão permitiu que elas trabalhassem como um terminal, realizando o pagamento e emitindo a notinha em um só equipamento por meio da interface do Oobj. Com a mudança, o tempo de ocupação das mesas pôde ser reduzido em até 10 minutos, o que também diminuiu as filas externas do restaurante.
- Especialidade no fluxo de emissões de cupons
Muitos empreendedores utilizam um sistema de PDV único para gerir todos os departamentos do negócio, inclusive o fiscal. Isso significa que os programas e os times por trás deles não são especializados na área fiscal, o que exige outra equipe, no backoffice, monitorando as mudanças na legislação constantemente.
“Para funcionar de fato, seria preciso um batalhão de pessoas conferindo o diário oficial da União em busca de alterações tributárias que podem impactar a operação. Hoje, em média, são realizadas 35 mudanças por dia no Brasil. Considere, ainda, que normalmente no varejo se trabalha com uma quantidade muito grande e variável de itens para revenda. Manter essa base tributária constantemente atualizada manualmente é um desafio sobre-humano”, pontua o especialista.
Portanto, uma solução de gestão própria para a área fiscal, com automação e uma equipe terceirizada especialista no assunto, é a melhor saída. Essa abordagem também reduz os riscos de multas e autuações por falhas no cumprimento da legislação.
Por fim, Hugo Ramos ressalta também que a personalização é mais um ponto importante para uma gestão fiscal eficiente. “Cada empresa traz suas próprias dores e precisa de atenção específica para resolvê-las. Além da tecnologia e do time especializado, elas vão se beneficiar imensamente de um serviço pensado para suas demandas. Como sempre falamos por aqui, o varejista precisa focar no que é a operação dele: vender. Qual solução utilizar para garantir que isso nunca pare de acontecer é conosco”, completa.
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